So alt ist die Software gar nicht, oder doch?
Wenn die Mitarbeiter sich beschweren, ist es schon fast zu spät!
Sie kennen das: Der Alltag im Betrieb läuft Tag für Tag und die Software soll “einfach funktionieren”. Und das tut sie auch. Zumindest die ersten Jahre. Stück für Stück fehlen immer mal Funktionen, hier fehlt mal ein Prozessschritt, da muss dann doch etwas ausgedruckt werden. Die Prozesse verändern sich im Laufe der Jahre und man findet sich irgendwie damit zurecht. Und irgendwann bemerken die Mitarbeiter, dass sie ihre Zeit mit dem aktuellen System verschwenden. Dann kippt die Stimmung. Nach und nach wissen alle im Unternehmen, dass in den Prozessen und Abläufen Zeit und Geld verschwendet werden.
Das Problem der meisten Mittelständler ist, dass sie gar nicht wissen, wo sie anpacken müssen. Wie löst man denn jetzt das über Jahre gewachsene Problem? Und im Hinterkopf ist noch der Gedanke “vielleicht geht es ja auch so und wir brauchen gar nichts umzustellen”. Außerdem, die Mitarbeiter wollen ja meist eh keine Veränderung. Irgendwie ist es ja auch bequem, wenn alles etwas langsamer vonstatten geht. Eigentlich eine Abwärtsspirale: Das Problem ist größer geworden, man weiß nicht, wie man handeln soll -> das Problem wird größer… Hier ist eine Sache wichtig zu verstehen:
Ohne den Blick von Außen kann man das Problem nicht lösen.
Die einzelnen Rollen im Unternehmen sind so sehr an ihre bisherigen Abläufe gewöhnt, dass sie ein Stück weit die Fähigkeit verlieren, Probleme aufzudecken und ehrlich zu hinterfragen. Aber genau das bräuchte es. Jemand, der die GANZE Wahrheit anspricht. Nicht um zu meckern, sondern um mit anzupacken und wieder ein funktionierendes System zu schaffen. Ein System, in dem alle am Prozessbeteiligten endlich wieder Freude an den Abläufen haben, ihre Zeit nicht mehr verschwenden und so das Unternehmen auch noch mehr Geld verliert.
Fallstudie mit unserem Kunden, der privaten Kornbrennerei H. Heydt
Stellen Sie sich doch einmal vor, wie es wäre, wenn alles rund läuft:
Die Materialanlieferung und Dokumentation funktionieren. Fehlerhafte Anlieferungen werden direkt im System hinterlegt und der Reklamationsprozess in Gang gebracht. Die Produktion erhält genau die Materialien, die auch benötigt werden, weil der Einkauf genau das bestellt hat, was nicht vorrätig war. Jedes Problem, was in der Vergangenheit aufgetaucht ist, hat seine Aufmerksamkeit bekommen und wurde in einen Prozess gegossen. Probleme produzieren keinen Unmut bei den Mitarbeitern mehr, sondern sind Aufgaben, die wie vorgesehen abgearbeitet werden können. Was ist mit neuen Problemen? Auch dafür gibt es einen Prozess, sodass auch mit neuen Problemen systematisch umgegangen wird. Die Software ist jetzt kein nerviges Programm mehr, sondern ein Tool, dass alle Beteiligten dabei unterstützt, bei der Arbeit einen guten und produktiven Tag zu erleben. Die Mitarbeiter kommen gerne zur Arbeit und das Führungspersonal hat zu jedem Zeitpunkt einen super Überblick über die Zahlen. So macht das Steuern des Unternehmens wieder Spaß.
Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Software ist gegen einen Ausfall nicht abgesichert. Sie wurde vielleicht etwas zu lange nicht auf den neuesten Stand gebracht oder Sie wünschen sich einfach, dass die Systeme der einzelnen Abteilungen wirklich ineinandergreifen, dann tragen Sie sich jetzt für ein kostenloses Gespräch bei einem unserer Experten ein. Im ersten Gespräch finden wir dann gemeinsam heraus, ob und wie wir Ihnen weiterhelfen können. Wenn wir feststellen, dass alles passt, gehen wir im nächsten Schritt nochmal etwas tiefer in die Analyse und erarbeiten ein Konzept mit Ihnen. Sind dann alle Parteien einverstanden, gehen wir gemeinsam in die Umsetzung.
Wo drückt Ihnen der Schuh?
Fehlende Funktionen
Das wichtigste ist ersteinmal zu bemerken, welche Funktion fehlt. Hinterfragen die Mitarbeiter was besser gehen könnte? Manchmal ist es offensichtlich und alle wissen: Hier geht noch was. Aber nichts passiert. Was ist denn der nächste Schritt, damit nicht weiter Zeit und Geld verschwendet werden?
Unzufriedene Mitarbeiter
Wer hat schon Lust seine Zeit zu verschwenden? Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Stimmung der Mitarbeitenden kippt. Immer wieder hören wir, dass Mitarbeitende sogar kündigen, wenn die Prozesse nicht mit vernünftiger Software abgebildet werden. So weit muss es aber gar nicht erst kommen.
Uneinheitliches System
Nutzen sie keine einheitliche Software für alle Abteilungen verbrennen sie jeden Tag Geld. Etwas drastisch? Vielleicht auch nicht. Übergaben von Informationen kosten Zeit. Es passieren Fehler. Mitarbeitende haben keinen Überblick über die Situation in anderen Abteilungen. Alle 3 Dinge kosten bares Geld…
System funktioniert oft nicht
Oft gibt es nur 1-2 Personen, die die gesamte Software-Infrastruktur betreuen. Einer ist krank, der andere verunfallt. Was dann? Was wenn die IT nicht läuft? Was wenn das System 10 Tage nicht läuft? Welche Kosten entstehen? Wie viel Schaden können Sie wirklich auffangen?